Законність використання електронних документів

Обмін електронними документами регламентується основними законодавчими актами. Ключові витяги з цих документів можна описати так:

1.   Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні»:

Стаття 9 п.2: «Первинні та зведені облікові документи можуть бути складені у паперовій або в електронній формі та повинні мати обов’язкові реквізити …»

також наголошено на тому: «Первинні документи, складені в електронній формі, застосовуються у бухгалтерському обліку за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг».

Статя 9 п.6 окреслює схему надання первинних документів при перевірці контролюючими органами: «У разі складання та зберігання первинних документів і регістрів бухгалтерського обліку з використанням електронних засобів оброблення інформації підприємство зобов’язане за свій рахунок виготовити їх копії на паперових носіях на вимогу інших учасників господарських операцій, а також правоохоронних органів та відповідних органів у межах їх повноважень, передбачених законами.»

Примітка: Використання модуля Медок-1С дозволяє зберігати в 1С всі первинні документи з ЕЦП та візуальні копії з підписами (сканкопії), при необхідності їх можна роздрукувати та надати перевіряючим.

2.   Закон України від 22 травня 2003 року № 851-IV “Про електронні документи та електронний документообіг”:

Стаття 5: Електронний документ – документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити документа.

Стаття 7:  Оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов’язковими реквізитами, у тому числі з електронним підписом автора або підписом, прирівняним до власноручного підпису відповідно до Закону України “Про електронний цифровий підпис”.

При цьому копією документа на папері для електронного документа є візуальне подання електронного документа на папері, яке засвідчене в порядку, встановленому законодавством.

Стаття 8:   Юридична сила електронного документа не може бути заперечена виключно через те, що він має електронну форму.

Стаття 13: Суб’єкти електронного документообігу повинні зберігати електронні документи  на електронних носіях інформації у формі, що дає змогу перевірити їх цілісність на цих носіях. Строк зберігання електронних документів на електронних носіях інформації повинен бути не меншим від строку, встановленого законодавством для відповідних документів на папері.

3.   Закон “Про електронний цифровий підпис“:

Стаття 1:  Електронний цифровий підпис – вид електронного підпису, отриманого за результатом криптографічного перетворення набору електронних даних, який додається до цього набору або логічно з ним поєднується і дає змогу підтвердити його цілісність та ідентифікувати підписувача. Електронний цифровий підпис накладається за допомогою особистого ключа та перевіряється за допомогою відкритого ключа;

Стаття 3 :Правовий статус електронного цифрового підпису

Електронний цифровий підпис за правовим статусом прирівнюється до власноручного підпису (печатки) у разі, якщо:

• електронний цифровий підпис підтверджено з використанням посиленого сертифіката ключа за допомогою надійних засобів цифрового підпису;
• під час перевірки використовувався посилений сертифікат ключа, чинний на момент накладення електронного цифрового підпису;
• особистий ключ підписувача відповідає відкритому ключу, зазначеному у сертифікаті.

Електронний підпис не може бути визнаний недійсним лише через те, що він має електронну форму або не ґрунтується на посиленому сертифікаті ключа.

Стаття 4: Призначення електронного цифрового підпису

Електронний цифровий підпис призначений для забезпечення діяльності фізичних та юридичних осіб, яка здійснюється з використанням електронних документів.

Електронний цифровий підпис використовується фізичними та юридичними особами – суб’єктами електронного документообігу для ідентифікації підписувача та підтвердження цілісності даних в електронній формі.

Використання електронного цифрового підпису не змінює порядку підписання договорів та інших документів, встановленого законом для вчинення правочинів у письмовій формі.

Примітка: електронно цифровий підпис, що виданий в акредитованому центрі сертифікації ключів «Україна» відповідає вимогам законодавства і прирівнюється до власноручного підпису.

4.   Листи ДФС стосовно використання електронних документів:

Лист ДФС від 04.05.2016 № 9985/6/99-95-42-01-16-01-15 – щодо можливості використання ЕЦП при оформленні первинних облікових документів.

Лист ДПС України від 26.12.11 № 10406/7/18-4017 “Про визнання органами ДПС електронних первинних документів”.

Лист ДФС від 03.03.2017 № 4451/6/99-99-14-03-03-15 – щодо використання документів, створених в електронному вигляді, в якому ДФС не заперечує використання електронних документів, але зазначає ряд застережень:

• у разі складання та зберігання первинних документів і регістрів бухгалтерського обліку з використанням електронних засобів оброблення інформації підприємство зобов’язане за свій рахунок виготовити їх копії на паперових носіях на вимогу інших учасників господарських операцій, а також правоохоронних органів та відповідних органів у межах їх повноважень, передбачених законами (пункт 6 статті 9 Закону № 996);
• посадова (службова) особа контролюючого органу, яка проводить перевірку, у випадках, передбачених Кодексом, має право отримувати від платника податків або його законних представників копії документів, що належать до предмета перевірки. Такі копії повинні бути засвідчені підписом платника податків або його посадової особи та скріплені печаткою (за наявності) (пункт 85.8 статті 85 Кодексу).

Примітка: використовуючи модуль для 1С Flydoc можна отримати копію документу (сканкопію) зі всіма підписами та печатками.